اعداد المجلة

نظام قيود يومية وميزان مراجعة إكسيل

ليس كل نشاط صغير يحتاج برنامجًا محاسبيًا مدفوعًا، لكن كثيرًا من أصحابه يريدون شيئًا أفضل من دفتر الصندوق: قيودًا حقيقية بمدين ودائن، وميزان مراجعة يتّزن، وصورة عن الربح. هذا الملف يعطيك ذلك بأقل ما يمكن من التعقيد. كيف هو مبنيّ أربع أوراق تعمل معًا: شجرة الحسابات: كود واسم ونوع لكل حساب (أصول، خصوم، حقوق ملكية، إيرادات، مصروفات). فيها ستون سطرًا، والمكتوب منها أمثلة لنشاط تجاري صغير. القيود: تسجّل كل قيد بأسطره: رقم القيد والتاريخ وكود الحساب والبيان ومبلغ مدين أو دائن. اسم الحساب يظهر وحده من الكود. ميزان المراجعة: يرحّل القيود تلقائيًا، فتجد لكل حساب إجمالي المدين والدائن والرصيد، وفي آخر الصفحة عبارة تقول إن كان الميزان متزنًا. القوائم المختصرة: إيرادات ومصروفات وصافي الربح، ثم الأصول والخصوم وحقوق الملكية وفرق المعادلة المحاسبية. مراقبة الأخطاء في ورقة القيود عمود اسمه «فرق القيد»: لكل رقم قيد يجمع الملف المدين والدائن في كل أسطره ويعرض الفرق. يجب أن يكون صفرًا. فإن ظهر رقم آخر أُضيء السطر بالأحمر، فتعرف أي قيد غير متزن قبل أن تكتشف ذلك عند الميزان. وإن كتبت كود حساب غير موجود في الشجرة يظهر «كود غير موجود». ما لا يفعله هذا ليس نظامًا محاسبيًا متكاملًا. لا يقفل السنة ولا يرحّل الأرباح، ولا يتعامل مع عملات متعددة أو ضرائب، ولا يمنع أحدًا من تعديل قيد قديم. والقوائم المختصرة تجميع لأرصدة الحسابات بحسب نوعها، وليست قوائم مالية بالصيغة الرسمية. استخدمه لتنظيم الحسابات ولتعلم دورة القيد، ولمنشآت لا تزال صغيرة. الأرقام الموجودة (رأس مال 100 ألف، شراء معدات، مبيعات، رواتب) قصة نشاط صغير في شهر واحد، لتجد كل شيء يعمل حين تفتح الملف. امسح القيود وعدّل الحسابات ثم ابدأ من عندك. أسئلة شائعة كم قيدًا يتسع؟ 500 سطر في ورقة القيود، أي مئتان وخمسون قيدًا تقريبًا من سطرين. للمزيد انسخ الملف لفترة جديدة. هل أستطيع إضافة حسابات؟ نعم، في ورقة الشجرة ما يصل إلى 60 حسابًا. أضف الحساب في أول سطر فارغ، ولا تنس نوعه لأن القوائم المختصرة تعتمد عليه. ولمتابعة العملاء بعد ذلك جرّب كشف حساب عميل أو مورد، وللجرد راجع كشف حركة المخزون. داخل الملف ورقة «عن المجلة» تعرّف بالموقع وبباقي القوالب والأدوات المجانية.